A sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés 10 legfontosabb feltétele

Ismerje meg a Maconomy vállalatirányítási rendszert!

Megfelelő vállalatirányítási rendszer kiválasztása

A sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés érdekében fontos, hogy olyan ERP szoftvert válasszunk, amelyik pontosan illeszkedik cégünk működéséhez.

Az általános jellegű, „mindenkinek jó” vállalatirányítási rendszerek igazából senkinek sem nyújtanak olyan szintű szolgáltatásokat, amelyeket egy iparágspecifikus ERP rendszer tud.

Az egyedi vállalatirányítási rendszerek kifejlesztése pedig óriási feladat és fenntartani is rendkívül költséges.

Érdemes tehát olyan vállalatirányítási rendszert keresni, amely kifejezetten a vállalkozás profiljához illeszkedő megoldást kínál és számos hozzánk hasonló cég használja.

A szolgáltató cégek és projekt alapú szervezetek számára a Maconomy iparágspecifikus ERP rendszert érdemes megismerni.

Megfelelő ERP szállító kiválasztása

Egy sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés a folyamatok optimalizálását is lehetővé teszi. Csak olyan szállító tud segíteni a meglevő üzleti folyamataink hatékonyabbá tételéhez, aki jelentős tapasztalattal rendelkezik hasonló cégek működésével kapcsolatban.

Ha olyan ERP tanácsadó céget választunk, ahol a szakértők eltérő iparágakat ismernek alaposabban, akkor nem a fő üzleti folyamatainkra fognak koncentrálni, illetve azok terén nem tudnak számunkra értékes javaslatokat tenni, bemutatni a legjobb gyakorlatokat (best practices). Ezért sok időt fogunk eltölteni a háttér folyamatokkal, a könyveléssel, a számlázással, a munkaüggyel és az általános CRM tevékenységekkel, de keveset a lényegi, kritikus iparágspecifikus fő tevékenységünkkel.

Ezért érdemes olyan vállalatirányítási rendszer szállítót kiválasztani, aki valódi és ellenőrizhető hazai referenciákkal rendelkezik a saját iparágunkból.

Vezetői támogatás biztosítása

A vállalatirányítási rendszer bevezetés nagy változást jelent a cég életében. A megszokott megoldások helyett egy új szoftver használatát kell elsajátítani. Minden változásnak vannak ellenzői, ez az ERP rendszer bevezetések esetén is így szokott lenni.

Nagyon fontos, hogy a vállalatirányítási rendszer bevezetési projekttel kapcsolatban a cég vezetése már a kiválasztási szakasztól kezdve határozott és egyértelmű kommunikációt folytasson. Ismertetni kell a bevezetésről szóló döntés okait, a célokat és egyértelművé kell tenni, hogy a bevezetési projekt támogatása kötelező mindenki számára.

A sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés érdekében azokkal a munkatársakkal, akik hátráltatják a projektet a cégvezetésnek foglalkozni kell. Világossá kell tenni számukra, hogy a feladatban való részvétel a munkaköri kötelességük.

Tapasztalt projektmenedzser kijelölése

Egy sikeres ERP rendszer bevezetés minkét oldalon tapasztalt projektvezetőt igényel. Ha olyan kollégát bízunk meg, aki éppen ráér, de tapasztalatlan a projektmenedzsment terén és nem rendelkezik alapos ismeretekkel a cégünkről, nagy kockázatot vállalunk.

A belső projektmenedzser számára megfelelő mennyiségű munkaidőt kell biztosítani a feladatai végrehajtásához.

Jelentősebb méretű ERP bevezetési projekt esetén érdemes lehet tapasztalt külső szakértőt megbízni a feladat kapcsán.

Szükséges információk azonosítása

A vállalatirányítási rendszer bevezetési projektek során a korábban gyűjtött adatokból és a meglevő folyamatokból indulnak ki. Azonban célszerű inkább azt megvizsgálni, hogy valójában milyen adatokra lenne szükségünk a jövőben. Így lehet, hogy korábban nem rögzített adatokat is szeretnénk a jövőben használni, illetve bizonyos jelenleg meglevő információkra valójában nincs is szükségünk.

Ne felejtsük el, hogy az ERP rendszer bevezetés valódi célja a gyűjtött adatokból olyan információk kinyerése, amelyek segítségével megalapozott üzleti döntéseket tudunk majd hozni.

Ismerje meg a Maconomy ERP rendszer üzleti intelligencia modulját!

Belső ráfordítások biztosítása

Egy ERP rendszer bevezetése nemcsak a szállító, hanem az ügyfél számára is nagy feladatot jelent, amit nem szabad alábecsülni.

Biztosítani kell a bevezetésben részt vevő munkatársak számára, hogy a napi szokásos feladataik mellett az új rendszer kialakításával kapcsolatos többletfeladataikat is el tudják végezni.

Amennyiben nem biztosítjuk a kollégák számára a megfelelő kereteket (túlóra, jutalom, stb.), megnő az esélye, hogy nem fogják rászánni a szükséges időt vagy ellenezni fogják a projektet.

Azt is tudatosítani kell a projektben részt vevő munkatársakkal, hogy a vállalatirányítási rendszer szállítójával egy csapatban kell dolgozniuk a közös cél érdekében, nem elkülönülve.

Módosítások minimalizálása

Ha olyan ERP rendszert választottunk ki, amelyik kifejezetten a saját iparágunkra lett kialakítva, akkor jó esetben kevés egyedi fejlesztésre lesz szükségünk.

Érdemes tudni, hogy minden olyan módosítás, ami a vállalatirányítási rendszer alaplogikáját érinti és fejlesztést igényel, az nem csak a bevezetési projekt során generál plusz költséget, hanem majd a használat során is. Az ERP rendszer frissítésekor és karbantartásakor ezek az egyedi fejlesztések sok esetben újabb és újabb ráfordításokat igényelnek.

A bevezetési projekt során már csak olyan módosítási igényeket kérjünk a szállítótól, amelyek valójában elengedhetetlenek.

Alapos tesztelés

Egy vállalatirányítási rendszer kiválasztása és bevezetése során számos alkalommal van lehetőségünk tesztelni a szoftvert. Érdemes már a döntés előtt, az értékesítési fázisban a szállítóval közösen működés közben is megnézni az ERP rendszer alapvető folyamatait, természetesen a saját igényeinkre koncentrálva.

A bevezetési projekt során a szállító által tesztelésre átadott verziót pedig alaposan, írásos tesztforgatókönyv alapján, dokumentáltan kell megvizsgálni. A hibákat, igényektől való eltéréseket, új igényeket azonnal jelezni kell a szállítónak. Amennyiben ezt elmulasztjuk, a problémák az éles használat során fognak jelentkezni, ami jóval nagyobb gondot okoz és bizonyos esetekben a szállító is joggal kérhet térítést a pluszmunkáért.

Teljes körű oktatás

Minden olyan munkatársnak, aki használni fogja a vállalatirányítási rendszert, alapos oktatásban kell részesülnie. Az oktatásokat a szállító tanácsadói vagy a bevezetésben vezető szerepet vállaló belsős kollégák is végezhetik. Az oktatásokat szakterületenként kell megtartani, érdemes írásos anyagot is készíteni a főbb folyamatokról.

Az újonnan felvett munkatársak számára is fontos a betanítás, de verzióváltások esetén is érdemes lehet kiegészítő oktatást tartani.

Felkészülés az éles használatra

A vállalatirányítási rendszer átadásával kezdődik az új korszak, a valós, éles, napi használat. Ez főleg az első időszakban okozhat sok megválaszolandó kérdést a munkatársak részéről, amire előre fel kell készülni.

Megfelelő kommunikációval fel kell készíteni az érintetteket az átállásra, a belső felelősök és a megoldás szállító támogatásával pedig biztosítani kell a kezdeti problémák gyors elhárítását.

Fedezze fel a szolgáltató cégek és projekt alapú szervezetek számára a Maconomy ERP rendszert!