Ki vegyen részt a vállalatirányítási megoldás bevezetésében? 

Kiknek kell részt venniük az ERP rendszer bevezetésben?

Bejegyzésünkben azokat a jellemző kérdéseket tekintjük át, amelyek egy vállalatirányítási rendszer bevezetése során felmerülnek az implementációt végző team kialakítása és szerepe kapcsán.

A leggyakoribb kérdések

A leggyakoribb kérdés, amivel a bevezetési projekt előtt szembesülnek a cégek: “Kik legyenek az ERP bevezetési projekt csapat tagjai és mennyi időt kell majd rászánniuk a feladatra?”

Ha erre megfelelő választ tudnak adni, akkor nagyobb esélyünk lesz egy sikeres projektre.

ERP rendszer bevezetési projekt csapat

A sikeres ERP rendszer bevezetési projekt csapat összeállításával kapcsolatos kérdések

  • Kik legyenek az ERP rendszer bevezetési projekt csapat tagjai?
  • Hogyan építsünk projekt csapatot?
  • Hogyan találjuk megfelelő projektmenedzsert a vállalatirányítási rendszer bevezetéséhez?
  • Milyen egyéb belső erőforrásokra lesz szükségünk?
  • Milyen feladatai vannak a változásmenedzsment csapatnak?
  • Érdemes külső erőforrásokat is bevonni az ERP bevezetési projektbe?

Kik legyenek az ERP rendszer bevezetési projekt csapat tagjai?

A vállalatirányítási rendszer bevezetést végző projekt csapat mérete az implementációt végző szervezet nagyságától, összetettségétől és kiforrottságától függ. Általánosságban egy kisebb team 2-3, míg egy nagyobb csapat 10-15 főből is állhat.

Projekt szponzor: Feltétlenül szükséges, hogy a menedzsment teljes mértékben és aktívan támogassa a projektet, a kiválasztástól az éles használatig, ezért érdemes egy projekt szponzort kijelölni a cégvezetésből.

Projekt irányító bizottság: a cég vezetésből összeállított csoport, amely képviseli a projektet a cégen belül, kommunikálja annak fontosságát és a vállalati vízióba való illeszkedését. A tagok részt vesznek a projekt egyes mérföldköveihez kapcsolódó fontosabb megbeszéléseken, illetve segítik a szükséges belső erőforrások kiválasztását és biztosítását.

Projektvezető: Optimális esetben ERP bevezetési projekt tapasztalattal rendelkező projektmenedzser, akár külső szakértő bevonása is lehetséges.

Kulcsfelhasználó: Érdemes egy olyan munkatársat kijelölni, aki a kiválasztott vállalatirányítási rendszer belső szakértője lesz, minden területre kiterjedően. A bevezetési projekt és az éles használat során a munkatársak hozzá fordulhatnak kérdésekkel, gyűjti az igényeket és esetleges hibákat, kommunikál az ERP rendszer szállítójával.

Szervezeti egységek delegáltjai: Fontos, hogy a bevezetést végző szervezet minden funkcionális egysége képviselve legyen, hozzáértő és tekintéllyel rendelkező munkatársak által.

Könyvelő: Legyen szó belső vagy külső könyvelőkről, érdemes már a szelekció során beavatni és aktív részvételüket kérni.

IT csapat: A belső vagy külső IT csapatot is be kell vonni az ERP rendszer bevezetési projektbe, már a kiválasztás során.

ERP kiválasztást végzők: Egy megfelelő vállalatirányítási rendszer megtalálásának első lépése a valós igények felmérése, majd a folyamatok esetleges újraszervezése, optimalizálása és az ERP rendszer szállítók által tartott bemutatók kiértékelése.

Változásmenedzsment csapat: A változásmenedzsment szinte minden projekt során fontos, de a vállalatirányítási rendszer bevezetés során kiemelt a jelentősége. Elsődleges feladata a teamnek a kommunikáció és a meggyőzés.

Munkaügy: A HR feladata a hiányzó szakértelem pótlása és a változásmenedzsmentben támogatása lehet.

Hogyan építsünk projekt csapatot?

Az ERP rendszer bevezetési projekt csapat kialakítását már a vállalatirányítási rendszer kiválasztása előtt el kell végezni.

Amire az ERP projekt teamnek szüksége lesz:

Vezetői támogatás: projektmenedzser és projekt tagok kiválasztása, projekt döntéshozatal.

Erős kommunikáció: az implementációs projekt során a szakmai és technikai tudás mellett nagy szerepe van a folyamatos és aktív kommunikációnak, az igények felmérése, a tesztelés, az oktatás és a változásmenedzsment tevékenységek során is.

Elsődleges cél meghatározása: a gyakorlatban a vállalatirányítási rendszer bevezetést a legtöbb esetben olyanok végzik, akiknek a napi feladataikat is el kell látniuk. Ennek ellenére a menedzsmentnek a projekt csapat fő feladataként az ERP bevezetést kell kijelölni. Ebben segíthet, ha külső erőforrást vonunk be ideiglenesen az alapfeladatok vagy a bevezetési feladatok támogatására.

Szerepkörök, felelősségek és értékelés pontos rögzítése: Minden projekt tag számára egyértelműen ki kell jelölni a feladatait, az elvárásokat és a kiértékelés feltételeit.

Hogyan találjuk megfelelő projektmenedzsert a vállalatirányítási rendszer bevezetéséhez?

Ha tapasztalatlan vagy túlterhelt projektmenedzser áll az ERP rendszer bevezetési projekt csapat élén, akkor a munkában részt vevők nem lesznek tisztában a feladataikkal és nem lesz valós képünk az előrehaladásról.

Vállalatirányítási rendszer bevezetési projekt csapat

A hatékony ERP projekt menedzser jellemzői:

  • Szervezett
  • Pontos
  • Transzparens feladatvégzés
  • Iparági tapasztalatokkal rendelkezik
  • Kommunikatív
  • Elkötelezett
  • Elegendő idővel rendelkezik

Ha a cégen belül nem áll rendelkezésre elérhető projektmenedzser a vállalatirányítási rendszer bevezetési projektünkhöz, akkor érdemes külső szakértőt keresni az implementáció irányításához.

Milyen feladatai vannak a változásmenedzsment csapatnak?

Példamutatás: Nem csak a hivatalos kommunikáció szintjén szükséges képviselniük az ERP projekt fontosságát, hanem a tettek, a döntések és a személyes hozzáállás terén is.
Előrehaladás felmérése: A vállalatirányítási rendszer bevezetési projektben részt vevő munkatársak időszakonkénti megkérdezése a feladataik státuszáról, problémákról, eredményekről.
Eredmények elismerése: A projektben részt vevő belső és külső munkatársak által végzett feladatok és eredmények bemutatása, elismerése.
Problémák azonosítása: Az összegyűjtött információk alapján a megbeszéléseken a felismert kihívások felvetése.
Változás ügynökeinek bevonása: A változás ügynökei azok a munkatársak, akik támogatják a vállalatirányítási rendszer bevezetés céljait. Elsősorban az implementációs projekt team tagjai, de egyéb elkötelezett kollégák is aktívan részt vehetnek a kommunikációban és a meggyőzésben.
Hatékony kommunikáció: Megértő, de kitartó írásos és szóbeli kommunikáció az ERP bevezetési projekt fontosságát, státuszát és eredményeit illetően.

Érdemes külső erőforrásokat is bevonni az ERP bevezetési projektbe?

A legtöbb vállalatirányítási rendszer bevezetési projekt során szűkös belső erőforrásokkal kell gazdálkodni, a munkatársaknak a napi feladataikon túl kell foglalkozniuk az ERP projekttel.

Ezért jó megoldásnak tűnik, hogy külső erőforrásokat vegyünk igénybe az ügyfél oldali feladatok támogatására is. Azonban a külsős munkatársak bevonása nem olyan egyszerű. Egyrészt jellemzően költségesebb az alkalmazásuk, másrészt nem rendelkeznek megfelelő ismeretekkel a szervezettel kapcsolatban.

Az is kockázatot jelent, hogy külső erőforrások közreműködése miatt a projekt elválik a szervezettől,a belső munkatársak nem érzik magukénak a feladatot és a megoldást sem, ami nagyon megnehezíti az elfogadást.

A gyakorlatban az látható, hogy az ERP rendszer bevezetési feladatok egy része nem oldható meg külső erőforrások bevonásával. Ezek közé tartozik például a vízió kialakítása, az igények megfogalmazása, a tesztelés, az oktatásokon való részvétel és a döntéshozatal.

Viszont vannak olyan területek, amelyek esetén érdemes megfontolni a külső szakértők bevonását, ilyen például az üzleti folyamatok újraszervezése (business process reengineering) és a változásmenedzsment.

Melyek azok a szempontok, amelyeket érdemes figyelembe venni a külső ERP szakértők bevonása előtt?

Folyamatok és munkatársak: Egy vállalatirányítási rendszer bevezetési projekt sikere elsősorban nem a technikai megvalósításon, hanem az üzleti folyamatok és a résztvevők megfelelő kezelésén múlik. A változásmenedzsment, a projektmenedzsment és az üzleti folyamatok újraszervezése sokkal nagyobb kihívást jelent, mint a szoftverek telepítése, a rendszer paraméterezése, a riportok kialakítása. Ezek azok a szakmai területek, ahol esetleg érdemes tapasztalt külső szakértőt bevonni.

Belső és külső erőforrások összhangja: Pontosan meg kell határozni az ERP bevezetési projekt előtt, hogy melyek azok a képességek, szerepkörök, amelyeket belső erőforrásokkal fogunk lefedni és melyek azok, amelyekhez külső szakértőket kell igénybe venni.

Legfontosabb eltérések azonosítása: A szükséges külső erőforrások azonosításához érdemes felmérni, hogy melyek azok a képességek, ismeretek, amelyek szükségesek a vállalatirányítási rendszer bevezetési projekthez, de házon belül nem állnak rendelkezésre. Ahol jelentős eltérést, hiányt azonosítunk, ott érdemes külső szakértőket bevonni.

Projekt kiterjedése: Azt is tisztázni kell a projekt megkezdése előtt, hogy “csak” egy ERP bevezetésről van szó, vagy az üzleti folyamatainkat és a működésünket is szeretnénk átszervezni, újragondolni.

 

További információk az ERP bevezetési projekt csapatokról

ERP HÍREINK

Átállás felhő alapú vállalatirányítási rendszerre

Átállás felhő alapú vállalatirányítási rendszerre Amikor egy ERP rendszert szállító cég bejelenti...

Elbukott vállalatirányítási rendszer bevezetési projektek: Ki a felelős?

Az elbukott vállalatirányítási rendszer bevezetési projektek 6 lehetséges oka Előfordul, hogy egy...

GINOP-3.2.7 ERP pályázat – 2020 szeptember

2020 szeptemberében várható az új GINOP 3.2.7 ERP pályázat Kötelező hitel nélküli konstrukció...

Végleg lezárul a GINOP-3.2.2 pályázat

2020 március közepéig adható be az ERP pályázat! Lezárul a GINOP-3.2.2 pályázat Idén januárban...

WorkBook ügyviteli rendszer

WorkBook ügyviteli rendszer Új ügyviteli szoftver a hazai piacon A WorkBook szoftvert az azonos...

ERP rendszer bevezetési projekt csapat összetétele és feladatai

Ki vegyen részt a vállalatirányítási megoldás bevezetésében? Kiknek kell részt venniük az ERP...

ERP rendszerek fejlődése

ERP rendszerek fejlődése 2019 Változó igények, változó rendszerek A változás okai Az ERP...

Szolgáltató cégek szabályozási kockázata

Professzionális szolgáltató cégek szabályozási kockázata  A különböző professzionális...

GINOP 3.2.2. határidő módosítás

Módosult a GINOP-3.2.2 ERP rendszer pályázat határidő Új ERP pályázat határidő Korábban adtunk...

GINOP-3.2.2 vállalatirányítási rendszer pályázati határidő

Közeleg a GINOP-3.2.2 vállalatirányítási rendszer pályázati határidő Nemsokára lezárul az ERP...

Ismerjen meg egy integrált vállalatirányítási rendszert!