Ki vegyen részt a vállalatirányítási megoldás bevezetésében?

Ismerje meg a Maconomy vállalatirányítási rendszert!

A sikeres ERP rendszer bevezetési projekt csapat összeállításával kapcsolatos kérdések

• Kik legyenek az ERP rendszer bevezetési projekt csapat tagjai?
• Hogyan építsünk projekt csapatot?
• Hogyan találjuk megfelelő projektmenedzsert a vállalatirányítási rendszer bevezetéséhez?
• Milyen egyéb belső erőforrásokra lesz szükségünk?
• Milyen feladatai vannak a változásmenedzsment csapatnak?
• Érdemes külső erőforrásokat is bevonni az ERP bevezetési projektbe?

Kik legyenek az ERP rendszer bevezetési projekt csapat tagjai?

A vállalatirányítási rendszer bevezetést végző projekt csapat mérete az implementációt végző szervezet nagyságától, összetettségétől és kiforrottságától függ. Általánosságban egy kisebb team 2-3, míg egy nagyobb csapat 10-15 főből is állhat.

Projekt szponzor: Feltétlenül szükséges, hogy a menedzsment teljes mértékben és aktívan támogassa a projektet, a kiválasztástól az éles használatig, ezért érdemes egy projekt szponzort kijelölni a cégvezetésből.

Projekt irányító bizottság: a cég vezetésből összeállított csoport, amely képviseli a projektet a cégen belül, kommunikálja annak fontosságát és a vállalati vízióba való illeszkedését. A tagok részt vesznek a projekt egyes mérföldköveihez kapcsolódó fontosabb megbeszéléseken, illetve segítik a szükséges belső erőforrások kiválasztását és biztosítását.

Projektvezető: Optimális esetben ERP bevezetési projekt tapasztalattal rendelkező projektmenedzser, akár külső szakértő bevonása is lehetséges.

Kulcsfelhasználó: Érdemes egy olyan munkatársat kijelölni, aki a kiválasztott vállalatirányítási rendszer belső szakértője lesz, minden területre kiterjedően. A bevezetési projekt és az éles használat során a munkatársak hozzá fordulhatnak kérdésekkel, gyűjti az igényeket és esetleges hibákat, kommunikál az ERP rendszer szállítójával.

Szervezeti egységek delegáltjai: Fontos, hogy a bevezetést végző szervezet minden funkcionális egysége képviselve legyen, hozzáértő és tekintéllyel rendelkező munkatársak által.

Könyvelő: Legyen szó belső vagy külső könyvelőkről, érdemes már a szelekció során beavatni és aktív részvételüket kérni.

IT csapat: A belső vagy külső IT csapatot is be kell vonni az ERP rendszer bevezetési projektbe, már a kiválasztás során.

ERP kiválasztást végzők: Egy megfelelő vállalatirányítási rendszer megtalálásának első lépése a valós igények felmérése, majd a folyamatok esetleges újraszervezése, optimalizálása és az ERP rendszer szállítók által tartott bemutatók kiértékelése.

Változásmenedzsment csapat: A változásmenedzsment szinte minden projekt során fontos, de a vállalatirányítási rendszer bevezetés során kiemelt a jelentősége. Elsődleges feladata a teamnek a kommunikáció és a meggyőzés.

Munkaügy: A HR feladata a hiányzó szakértelem pótlása és a változásmenedzsmentben támogatása lehet.

Hogyan építsünk projekt csapatot?

Az ERP rendszer bevezetési projekt csapat kialakítását már a vállalatirányítási rendszer kiválasztása előtt el kell végezni.

Amire az ERP projekt teamnek szüksége lesz:

Vezetői támogatás: projektmenedzser és projekt tagok kiválasztása, projekt döntéshozatal.

Erős kommunikáció: az implementációs projekt során a szakmai és technikai tudás mellett nagy szerepe van a folyamatos és aktív kommunikációnak, az igények felmérése, a tesztelés, az oktatás és a változásmenedzsment tevékenységek során is.

Elsődleges cél meghatározása: a gyakorlatban a vállalatirányítási rendszer bevezetést a legtöbb esetben olyanok végzik, akiknek a napi feladataikat is el kell látniuk. Ennek ellenére a menedzsmentnek a projekt csapat fő feladataként az ERP bevezetést kell kijelölni. Ebben segíthet, ha külső erőforrást vonunk be ideiglenesen az alapfeladatok vagy a bevezetési feladatok támogatására.

Szerepkörök, felelősségek és értékelés pontos rögzítése: Minden projekt tag számára egyértelműen ki kell jelölni a feladatait, az elvárásokat és a kiértékelés feltételeit.

Hogyan találjuk megfelelő projektmenedzsert a vállalatirányítási rendszer bevezetéséhez?

Ha tapasztalatlan vagy túlterhelt projektmenedzser áll az ERP rendszer bevezetési projekt csapat élén, akkor a munkában részt vevők nem lesznek tisztában a feladataikkal és nem lesz valós képünk az előrehaladásról.

A hatékony ERP projekt menedzser jellemzői:

• Szervezett
• Pontos
• Transzparens feladatvégzés
• Iparági tapasztalatokkal rendelkezik
• Kommunikatív
• Elkötelezett
• Elegendő idővel rendelkezik

Ha a cégen belül nem áll rendelkezésre elérhető projektmenedzser a vállalatirányítási rendszer bevezetési projektünkhöz, akkor érdemes külső szakértőt keresni az implementáció irányításához.

Milyen feladatai vannak a változásmenedzsment csapatnak?

Példamutatás: Nem csak a hivatalos kommunikáció szintjén szükséges képviselniük az ERP projekt fontosságát, hanem a tettek, a döntések és a személyes hozzáállás terén is.

Előrehaladás felmérése: A vállalatirányítási rendszer bevezetési projektben részt vevő munkatársak időszakonkénti megkérdezése a feladataik státuszáról, problémákról, eredményekről.

Eredmények elismerése: A projektben részt vevő belső és külső munkatársak által végzett feladatok és eredmények bemutatása, elismerése.

Problémák azonosítása: Az összegyűjtött információk alapján a megbeszéléseken a felismert kihívások felvetése.

Változás ügynökeinek bevonása: A változás ügynökei azok a munkatársak, akik támogatják a vállalatirányítási rendszer bevezetés céljait. Elsősorban az implementációs projekt team tagjai, de egyéb elkötelezett kollégák is aktívan részt vehetnek a kommunikációban és a meggyőzésben.

Hatékony kommunikáció: Megértő, de kitartó írásos és szóbeli kommunikáció az ERP bevezetési projekt fontosságát, státuszát és eredményeit illetően.

Érdemes külső erőforrásokat is bevonni az ERP bevezetési projektbe?

A legtöbb vállalatirányítási rendszer bevezetési projekt során szűkös belső erőforrásokkal kell gazdálkodni, a munkatársaknak a napi feladataikon túl kell foglalkozniuk az ERP projekttel.

Ezért jó megoldásnak tűnik, hogy külső erőforrásokat vegyünk igénybe az ügyfél oldali feladatok támogatására is. Azonban a külsős munkatársak bevonása nem olyan egyszerű. Egyrészt jellemzően költségesebb az alkalmazásuk, másrészt nem rendelkeznek megfelelő ismeretekkel a szervezettel kapcsolatban.

Az is kockázatot jelent, hogy külső erőforrások közreműködése miatt a projekt elválik a szervezettől,a belső munkatársak nem érzik magukénak a feladatot és a megoldást sem, ami nagyon megnehezíti az elfogadást.

A gyakorlatban az látható, hogy az ERP rendszer bevezetési feladatok egy része nem oldható meg külső erőforrások bevonásával. Ezek közé tartozik például a vízió kialakítása, az igények megfogalmazása, a tesztelés, az oktatásokon való részvétel és a döntéshozatal.

Viszont vannak olyan területek, amelyek esetén érdemes megfontolni a külső szakértők bevonását, ilyen például az üzleti folyamatok újraszervezése (business process reengineering) és a változásmenedzsment.

Melyek azok a szempontok, amelyeket érdemes figyelembe venni a külső ERP szakértők bevonása előtt?

Folyamatok és munkatársak: Egy vállalatirányítási rendszer bevezetési projekt sikere elsősorban nem a technikai megvalósításon, hanem az üzleti folyamatok és a résztvevők megfelelő kezelésén múlik. A változásmenedzsment, a projektmenedzsment és az üzleti folyamatok újraszervezése sokkal nagyobb kihívást jelent, mint a szoftverek telepítése, a rendszer paraméterezése, a riportok kialakítása. Ezek azok a szakmai területek, ahol esetleg érdemes tapasztalt külső szakértőt bevonni.

Belső és külső erőforrások összhangja: Pontosan meg kell határozni az ERP bevezetési projekt előtt, hogy melyek azok a képességek, szerepkörök, amelyeket belső erőforrásokkal fogunk lefedni és melyek azok, amelyekhez külső szakértőket kell igénybe venni.

Legfontosabb eltérések azonosítása: A szükséges külső erőforrások azonosításához érdemes felmérni, hogy melyek azok a képességek, ismeretek, amelyek szükségesek a vállalatirányítási rendszer bevezetési projekthez, de házon belül nem állnak rendelkezésre. Ahol jelentős eltérést, hiányt azonosítunk, ott érdemes külső szakértőket bevonni.

Projekt kiterjedése: Azt is tisztázni kell a projekt megkezdése előtt, hogy “csak” egy ERP bevezetésről van szó, vagy az üzleti folyamatainkat és a működésünket is szeretnénk átszervezni, újragondolni.

További információk az ERP bevezetési projekt csapatokról