Átállás felhő alapú vállalatirányítási rendszerre 

Amikor egy ERP rendszert szállító cég bejelenti a szoftvertámogatás megszüntetését, a helyben telepített alkalmazást használó cégeknek dönteniük kell, hogy megtartják-e a jelenlegi rendszert, ezzel végső soron elveszítve a támogatást, vagy inkább frissítenek a legújabb verzióra.

A megszűnő szoftververzió manapság gyakran egy helyben telepített vállalatirányítási rendszer, ami helyett a fejlesztő egy felhő alapú ERP megoldást kínál.

Napjainkban valójában ez az egyik leggyakoribb szállítók által ajánlott „upgrade” menetrend. Az upgrade szót azért tesszük idézőjelbe, mert a frissítések gyakran valójában inkább újra-bevezetések.

Ha az ügyfél úgy dönt, hogy a jelenlegi megoldást használja tovább, hogyan fogjon hozzá a felhő alapú rendszerre való átálláshoz? Megosztunk néhány javaslatot, hogy az átmenet a lehető leggördülékenyebben menjen.

Átállás felhő alapú vállalatirányítási rendszerre – öt javaslat

Helyben telepített ERP rendszerről felhő alapúra való áttérés esetén fontos, hogy stratégiailag közelítsük meg a dolgot. Ha túl gyorsan vágunk bele a folyamatban, az kritikus lépések kihagyásához vezethet, ami magas költségeket, csúszásokat és frusztrált felhasználókat eredményezhet.

Nézzünk meg pár olyan eljárást, amely megkönnyítheti a vállalatirányítási rendszer frissítését.

1. Projektcsapat kialakítása

Mielőtt bármit tennénk, ki kell alakítani egy projektcsapatot, amely az ERP rendszer átalakításának felügyeletét biztosítja. Így a szervezet rendelkezni fog a megfelelő erőforrásokkal, amikor a szállító elérhetővé teszi az új szolgáltatását.

A vállalatirányítási rendszerek fejlesztői egyre gyakrabban a terelik a telepített verziókat használó ügyfeleiket a felhő alapú megoldásaik felé. Ennek érdekében árengedményeket és hasznos eszközöket biztosítanak az upgrade folyamathoz, azt egyszerűnek és vonzónak tüntetve fel.

Még ha könnyűnek is látszik a váltás, fontos, hogy az upgrade menedzselését egy dedikált projektcsapat végezze. Azt javasoljuk, hogy ehhez több részlegből válasszunk dolgozókat, előnyben részesítve a téma szakértőit. Ezek az emberek segíthetnek a megújuló ERP rendszerrel szembeni elvárások összegyűjtésében, illetve annak eldöntésében, hogy a felhőben elérhetőek-e a szükséges funkcionalitások.

Átállás felhő alapú vállalatirányítási rendszerre

2. A vezetőség bevonásának biztosítása

Az ERP rendszer upgrade projektje nem indulhat el a vezetőség támogatása nélkül. Éppen ezért nagyon fontos, hogy világosan kommunikáljuk a helyben telepített rendszerről felhő alapúra való áttérés nyújtotta lehetséges előnyöket:

  • csökkenő hardver, szoftver és licenc költségek
  • alacsonyabb kezdő befektetés
  • javuló mobil elérhetőség (ideális távmunkához)
  • szállítói adatbiztonság kontroll/ellenőrzés
  • fejlett képességek, mint például az IoT

A menedzsment számára fontos információ, hogy ezek az előnyök hogyan állnak összhangban a meglévő vállalati stratégiával. Válaszként ezekre a kérdésekre létre kell hozni egy tervet, amely felvázolja az egyedi előnyöket éppúgy, mint a fő eredményességi mutatókat (KPI).

3. Adatmigrációs stratégia kialakítása

Az upgrade egyik legfontosabb és legmunkaigényesebb része az adatok átköltöztetése a helyben telepített vállalatirányítási rendszerből a felhő alapú verzióba. A sikeres végrehajtás kulcsa a világos és következetes ERP adatmigrációs folyamatok kialakítása, valamint az adategyeztetési szemléletmód.

Ezen kívül adattulajdonosokat kell kijelölni minden egyes funkcionális területre. Ezek az adattulajdonosok biztosítják, hogy bármely egyik helyről a másikra átmásolt nem rendszerszerű adat tiszta, tehát pontatlanságoktól és duplikációktól mentes.

Lényegében, amikor sor kerül az új adatok migrációjára, meg kell tenni a megfelelő lépéseket annak érdekében, hogy biztosítsuk, hogy az adatok teljesek, pontosak és érvényesek.

4. A változásmenedzsment előtérbe helyezése

Az ERP upgrade projekt technikai részleteinek végrehajtása mellett nem szabad elfelejteni az emberi tényezőkre való összpontosítást sem. A munkatársak valószínűleg hozzászoktak a helyben telepített vállalatirányítási rendszer használatához, ezért egy teljesen új platform bevezetése ellenállásba ütközhet. Különösen olyankor fordulhat ez elő, amikor egy régebbi szoftver verzió nem kap több támogatást.

Ha a vállalat az új verzióra történő frissítés mellett dönt, az összetett és időigényes feladat. Az alkalmazottak részéről elkerülhetetlen lesz ellenállás és ez az a pont, ahol a szervezeti változáskezelés képbe kerül. Egy átfogó változásmenedzsment terv kidolgozása biztosítja a dolgozók tájékoztatását a bekövetkező változásokról és arról, hogy ezek a változások milyen hatással lesznek rájuk. A legelejétől világos elvárások meghatározása minimalizálja a változással szembeni ellenállást és hatékonyabbá teszi az ERP oktatásokat. Bár mivel a szállító ugyanaz, lesz az új programnak néhány ismerősnek tűnő tulajdonsága, valószínűleg sok lesz a különbség – nem csak a felhasználói felületet, hanem például az egyes funkciókhoz szükséges gombok tekintetében is.

5. Üzleti folyamatok korszerűsítése

Az ERP rendszer upgrade projektre való felkészülés ideális lehetőség a vállalkozás folyamatainak fejlesztésére is. Az üzleti folyamatok teljes újraszervezésére valószínűleg nem lesz szükség az upgrade előtt, tanácsos viszont feltérképezni a folyamatok jelenlegi állapotát, meghatározni az esetleges problémákat és végrehajtani a fejlesztéseket.

A felsőszintű folyamatok feltérképezése lehetőséget nyújt arra is, hogy megtaláljuk azokat a területeket, amelyeket a hatékonyság növelése érdekében korszerűsíteni vagy egyszerűsíteni kell. Ezáltal kevesebb testreszabásra lesz szükség a vállalatirányítási rendszerben.

Míg bizonyos fokú egyedi módosításokra szükség lehet, érdemes szem előtt tartanunk, hogy ezek jelentős idő és erőforrás befektetést igényelnek. Szerencsére (vagy sajnos, attól függ, honnan nézzük) a felhő alapú vállalatirányítási rendszerek kevésbé rugalmasak, mint a telepítettek, ezért a testreszabási lehetőségek is korlátozottak.

ERP HÍREINK

Átállás felhő alapú vállalatirányítási rendszerre

Átállás felhő alapú vállalatirányítási rendszerre Amikor egy ERP rendszert szállító cég bejelenti...

Elbukott vállalatirányítási rendszer bevezetési projektek: Ki a felelős?

Az elbukott vállalatirányítási rendszer bevezetési projektek 6 lehetséges oka Előfordul, hogy egy...

GINOP-3.2.7 ERP pályázat – 2020 szeptember

2020 szeptemberében várható az új GINOP 3.2.7 ERP pályázat Kötelező hitel nélküli konstrukció...

Végleg lezárul a GINOP-3.2.2 pályázat

2020 március közepéig adható be az ERP pályázat! Lezárul a GINOP-3.2.2 pályázat Idén januárban...

WorkBook ügyviteli rendszer

WorkBook ügyviteli rendszer Új ügyviteli szoftver a hazai piacon A WorkBook szoftvert az azonos...

ERP rendszer bevezetési projekt csapat összetétele és feladatai

Ki vegyen részt a vállalatirányítási megoldás bevezetésében? Kiknek kell részt venniük az ERP...

ERP rendszerek fejlődése

ERP rendszerek fejlődése 2019 Változó igények, változó rendszerek A változás okai Az ERP...

Szolgáltató cégek szabályozási kockázata

Professzionális szolgáltató cégek szabályozási kockázata  A különböző professzionális...

GINOP 3.2.2. határidő módosítás

Módosult a GINOP-3.2.2 ERP rendszer pályázat határidő Új ERP pályázat határidő Korábban adtunk...

GINOP-3.2.2 vállalatirányítási rendszer pályázati határidő

Közeleg a GINOP-3.2.2 vállalatirányítási rendszer pályázati határidő Nemsokára lezárul az ERP...

Ismerjen meg egy integrált vállalatirányítási rendszert!