Átállás felhő alapú vállalatirányítási rendszerre

Ismerje meg a Maconomy vállalatirányítási rendszert!

Átállás felhő alapú vállalatirányítási rendszerre – öt javaslat

Helyben telepített ERP rendszerről felhő alapúra való áttérés esetén fontos, hogy stratégiailag közelítsük meg a dolgot. Ha túl gyorsan vágunk bele a folyamatban, az kritikus lépések kihagyásához vezethet, ami magas költségeket, csúszásokat és frusztrált felhasználókat eredményezhet.

Nézzünk meg pár olyan eljárást, amely megkönnyítheti a vállalatirányítási rendszer frissítését.

1. Projektcsapat kialakítása

Mielőtt bármit tennénk, ki kell alakítani egy projektcsapatot, amely az ERP rendszer átalakításának felügyeletét biztosítja. Így a szervezet rendelkezni fog a megfelelő erőforrásokkal, amikor a szállító elérhetővé teszi az új szolgáltatását.

A vállalatirányítási rendszerek fejlesztői egyre gyakrabban a terelik a telepített verziókat használó ügyfeleiket a felhő alapú megoldásaik felé. Ennek érdekében árengedményeket és hasznos eszközöket biztosítanak az upgrade folyamathoz, azt egyszerűnek és vonzónak tüntetve fel.

Még ha könnyűnek is látszik a váltás, fontos, hogy az upgrade menedzselését egy dedikált projektcsapat végezze. Azt javasoljuk, hogy ehhez több részlegből válasszunk dolgozókat, előnyben részesítve a téma szakértőit. Ezek az emberek segíthetnek a megújuló ERP rendszerrel szembeni elvárások összegyűjtésében, illetve annak eldöntésében, hogy a felhőben elérhetőek-e a szükséges funkcionalitások.

2. A vezetőség bevonásának biztosítása

Az ERP rendszer upgrade projektje nem indulhat el a vezetőség támogatása nélkül. Éppen ezért nagyon fontos, hogy világosan kommunikáljuk a helyben telepített rendszerről felhő alapúra való áttérés nyújtotta lehetséges előnyöket:

• csökkenő hardver, szoftver és licenc költségek
• alacsonyabb kezdő befektetés
• javuló mobil elérhetőség (ideális távmunkához)
• szállítói adatbiztonság kontroll/ellenőrzés
• fejlett képességek, mint például az IoT

A menedzsment számára fontos információ, hogy ezek az előnyök hogyan állnak összhangban a meglévő vállalati stratégiával. Válaszként ezekre a kérdésekre létre kell hozni egy tervet, amely felvázolja az egyedi előnyöket éppúgy, mint a fő eredményességi mutatókat (KPI).

3. Adatmigrációs stratégia kialakítása

Az upgrade egyik legfontosabb és legmunkaigényesebb része az adatok átköltöztetése a helyben telepített vállalatirányítási rendszerből a felhő alapú verzióba. A sikeres végrehajtás kulcsa a világos és következetes ERP adatmigrációs folyamatok kialakítása, valamint az adategyeztetési szemléletmód.

Ezen kívül adattulajdonosokat kell kijelölni minden egyes funkcionális területre. Ezek az adattulajdonosok biztosítják, hogy bármely egyik helyről a másikra átmásolt nem rendszerszerű adat tiszta, tehát pontatlanságoktól és duplikációktól mentes.

Lényegében, amikor sor kerül az új adatok migrációjára, meg kell tenni a megfelelő lépéseket annak érdekében, hogy biztosítsuk, hogy az adatok teljesek, pontosak és érvényesek.

4. A változásmenedzsment előtérbe helyezése

Az ERP upgrade projekt technikai részleteinek végrehajtása mellett nem szabad elfelejteni az emberi tényezőkre való összpontosítást sem. A munkatársak valószínűleg hozzászoktak a helyben telepített vállalatirányítási rendszer használatához, ezért egy teljesen új platform bevezetése ellenállásba ütközhet. Különösen olyankor fordulhat ez elő, amikor egy régebbi szoftver verzió nem kap több támogatást.

Ha a vállalat az új verzióra történő frissítés mellett dönt, az összetett és időigényes feladat. Az alkalmazottak részéről elkerülhetetlen lesz ellenállás és ez az a pont, ahol a szervezeti változáskezelés képbe kerül. Egy átfogó változásmenedzsment terv kidolgozása biztosítja a dolgozók tájékoztatását a bekövetkező változásokról és arról, hogy ezek a változások milyen hatással lesznek rájuk. A legelejétől világos elvárások meghatározása minimalizálja a változással szembeni ellenállást és hatékonyabbá teszi az ERP oktatásokat. Bár mivel a szállító ugyanaz, lesz az új programnak néhány ismerősnek tűnő tulajdonsága, valószínűleg sok lesz a különbség – nem csak a felhasználói felületet, hanem például az egyes funkciókhoz szükséges gombok tekintetében is.

5. Üzleti folyamatok korszerűsítése

Az ERP rendszer upgrade projektre való felkészülés ideális lehetőség a vállalkozás folyamatainak fejlesztésére is. Az üzleti folyamatok teljes újraszervezésére valószínűleg nem lesz szükség az upgrade előtt, tanácsos viszont feltérképezni a folyamatok jelenlegi állapotát, meghatározni az esetleges problémákat és végrehajtani a fejlesztéseket.

A felsőszintű folyamatok feltérképezése lehetőséget nyújt arra is, hogy megtaláljuk azokat a területeket, amelyeket a hatékonyság növelése érdekében korszerűsíteni vagy egyszerűsíteni kell. Ezáltal kevesebb testreszabásra lesz szükség a vállalatirányítási rendszerben.

Míg bizonyos fokú egyedi módosításokra szükség lehet, érdemes szem előtt tartanunk, hogy ezek jelentős idő és erőforrás befektetést igényelnek. Szerencsére (vagy sajnos, attól függ, honnan nézzük) a felhő alapú vállalatirányítási rendszerek kevésbé rugalmasak, mint a telepítettek, ezért a testreszabási lehetőségek is korlátozottak.